1 директор, 10 заместителей, 20 начальников департаментов, 60 замов начальников департаментов и 300 исполнителей.
route · AI-лидерство
Проблема в министерстве
Исходный кейс: 5000 документов в месяц, длинные маршруты, дубли, задержки и перегруженный ручной контур.
Исходный кейс
Проблема в вымышленном министерстве
Министерство получает около 5 тысяч документов в месяц от внешних организаций. Документы в основном в PDF, но возможны и другие текстовые форматы. Каждый входящий объект — письмо или письмо с вложением.
Как устроен текущий контур
Документ может быть расписан на министра, на нескольких заместителей или по произвольному маршруту в зависимости от содержания и истории.
Каждый получивший может расписывать дальше по вертикали или по своему уровню, из-за чего часто возникают дубли одних и тех же документов.
В среднем исполнитель получает документ только через несколько дней после поступления в министерство, после чего документ ещё встаёт в очередь.
Симптомы проблемы
| Что происходит | Почему это опасно |
|---|---|
| Документ идёт до исполнителя до недели | Задерживается запуск работы и увеличивается срок ответа внешнему контрагенту |
| Один и тот же документ приходит нескольким участникам | Возникает дублирование действий и шум в маршруте |
| Маршрут зависит от содержания и истории | Ручная обработка становится дорогой и плохо масштабируемой |
| Исполнитель иногда отвечает раньше, чем завершается один из маршрутов | Система продолжает гонять документ уже после фактического решения задачи |
Почему ЭДО не дал обещанного эффекта?
Сделано
Документы переведены в электронную форму, поток стал цифровым, маршруты формально существуют.
Не решено
Содержание документа всё ещё понимается вручную, путь до исполнителя длинный, а скорость реакции на важные письма остаётся низкой.
Ставим диагноз
Проблема не в отсутствии систем, а в отсутствии умной маршрутизации. Министерство уже накопило цифровой поток, но не встроила слой, который понимает, куда документ должен идти и как быстро должен запускаться процесс исполнения.